10 Dinge die Sie über Bewerbungs­kosten wissen müssen

1. Wer trägt die Bewerbungskosten?

Die entscheidende Frage lautet: Hat der Arbeitgeber Sie zu einer Bewerbung aufgefordert oder zum Vorstellungsgespräch eingeladen?

• Fordert der Arbeitgeber Sie zur Bewerbung auf oder lädt Sie zum Vorstellungsgespräch ein, handelt es sich rechtlich um einen Auftrag. Der Arbeitgeber muss Ihnen dann Ihre Bewerbungskosten ersetzen (§ 670 BGB). Eine besondere vertragliche Vereinbarung ist nicht erforderlich.
• Bei einer Initiativbewerbung müssen Sie die Kosten hingegen grundsätzlich selbst tragen.

Wann genau Sie bei den einzelnen Ausgabenposten eine Erstattung vom Arbeitgeber verlangen können, erläutern wir Ihnen in den folgenden Abschnitten näher.

2. Wer muss Bewerbungsunterlagen und Porto bezahlen?

Auch wenn die Bewerbung per E-Mail mittlerweile üblich ist, verlangen manche Unternehmen teilweise noch eine per Post versandte Bewerbungsmappe. Dabei fallen Kosten für die Bewerbungsmappe selbst, Druckkosten für die Kopien und Portokosten an.

Eine Kostenerstattung können Sie nur verlangen, wenn der Arbeitgeber Sie zur Bewerbung „persönlich aufgefordert“ hat.

Aber wann kann man von einer solchen Aufforderung sprechen? Hier sind einige Faustregeln, an denen Sie sich orientieren können:

• Dass Sie sich auf eine öffentliche Stellenanzeige in Stellenportalen oder der Tageszeitung bewerben, reicht nicht. Der Arbeitgeber hat Sie nicht persönlich zur Bewerbung aufgefordert.
• Anders liegt der Fall, wenn Sie etwa über ein Karrierenetzwerk aufgefordert werden, Ihre Bewerbungsunterlagen an den Arbeitgeber zu schicken.
• Auch wenn der Arbeitgeber schreibt, Sie „sollen sich bei Gelegenheit mal vorstellen“, ist das als eine persönliche Aufforderung zu werten.
• Wenn nicht der Arbeitgeber selbst, sondern ein Dritter Sie persönlich auffordert, genügt dies oft auch. Dies ist insbesondere bei Personalberatungsunternehmen der Fall, die der Arbeitgeber für die Bewerberauswahl beauftragt hat.

Wenn eine persönliche Aufforderung zur Bewerbung vorliegt, muss der Arbeitgeber Ihnen die Kosten für die Bewerbungsmappe und das Porto erstatten. Dies gilt auch für besondere Unterlagen – beispielsweise eine behördliche Genehmigung oder ein Führungszeugnis – wenn diese als Teil der Bewerbung verlangt werden.

3. Wer trägt die Anreisekosten?

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein erster Erfolg im Bewerbungsverfahren. In vielen Fällen müssen Sie jedoch eine weite Strecke zum Ort des Vorstellungsgesprächs zurücklegen. Die hierbei entstehenden Fahrtkosten können Sie erstattet bekommen, wenn der Arbeitgeber Sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen hat.

Welche Kosten Sie genau geltend machen können, hängt vom gewählten Fortbewegungsmittel ab:

• Anreise mit dem Auto: Für jeden gefahrenen Kilometer erhalten Sie pauschal 30 Cent. Bei Krafträdern beträgt die Pauschale 20 Cent pro Kilometer.
• Anreise mit der Bahn: Es werden die Kosten für eine Fahrkarte erstattet. Sie müssen sich jedoch grundsätzlich mit der zweiten Klasse begnügen.
• Anreise mit dem Flugzeug: Die Kosten für ein Flugticket sind erstattungsfähig, wenn sie nicht teurer als ein Bahnticket zweiter Klasse sind.

4. Muss der Arbeitgeber Übernachtungskosten erstatten?

Gerade bei Bewerbungsgesprächen in einer anderen Stadt kann eine Übernachtung vor Ort notwendig sein.

Meist sind die Kosten einer Übernachtung in einem Drei-Sterne-Hotel am Ort des Bewerbungsgesprächs erstattungsfähig. Wichtig ist, dass die Übernachtung auch tatsächlich erforderlich war und nicht nur Ihrer Bequemlichkeit dient. Dies wird umso eher der Fall sein, je früher am Tag das Bewerbungsgespräch stattfand und je weiter entfernt Sie wohnen.

Eine feste Regel gibt es hier aber nicht. Grundsätzlich sollten Sie daher im Vorfeld des Termins das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen und eine einvernehmliche Lösung finden.

5. Wer ersetzt einen Verdienstausfall?

Sind Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung noch für einen anderen Arbeitgeber tätig, müssen Sie sich für das Bewerbungsgespräch unter Umständen unbezahlt freinehmen.

Ihr potenzieller neuer Arbeitgeber wird Ihnen jedoch nur in seltenen Fällen den so entstandenen Verdienstausfall ersetzen müssen. Grundsätzlich müssen Sie für das Bewerbungsgespräch zunächst Überstunden abbauen oder Ihren Urlaub nehmen. Nur wenn Ihnen beides nicht möglich ist, kommt eine Kostenerstattung für den Verdienstausfall in Betracht. Praktisch wird dieser Fall aber selten vorkommen.

6. Was ist mit sonstigen Kosten?

Mitunter können noch weitere Kosten anfallen, wie beispielsweise Taxikosten für den Weg vom Bahnhof zum Bewerbungsgespräch oder Parkgebühren bei der Anreise mit dem Auto. 

Ob der Arbeitgeber Ihnen diese Kosten erstatten muss, kommt auf die einzelne Bewerbung an. Wichtig ist auch hier, ob die Kosten für die Bewerbung auch wirklich erforderlich waren. Liegt die Geschäftsstelle des Arbeitgebers beispielsweise fußläufig vom Bahnhof entfernt, werden Taxikosten in der Regel nicht erstattungsfähig sein – anders liegt der Fall hingegen, wenn es in Strömen regnet oder Sie die Strecke zu Fuß nicht bewältigen können. Im Zweifelsfall sollten Sie immer auch das Interesse Ihres potenziellen Arbeitgebers im Hinterkopf behalten und sich mit diesem absprechen.

7. Ist eine Erstattung bei erfolgloser Bewerbung möglich?

Es ist egal, ob der Arbeitgeber Ihnen absagt oder ob Sie das Stellenangebot ausschlagen. Muss der Arbeitgeber Ihnen die Bewerbungskosten nach den o.g. Grundsätzen erstatten, ist der Ausgang des Bewerbungsverfahrens unerheblich. Zögern Sie daher nicht, auch bei einer erfolglosen Bewerbung Ihre Bewerbungskosten geltend zu machen.

8. Kann der Arbeitgeber die Kostenübernahme ausschließen?

Arbeitgeber erhalten auf eine Stellenanzeige grundsätzlich eine Vielzahl an Bewerbungen und laden meist auch mehrere Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein. Mitunter möchten sie daher nicht die Bewerbungskosten mehrerer Bewerber tragen und schließen eine Kostenerstattung schon im Vorhinein aus.

Hiervon machen insbesondere kleinere Unternehmen oder Personalberatungsunternehmen Gebrauch. Damit ein solcher Ausschluss wirksam ist, muss er Ihnen gegenüber aber unmissverständlich und ausdrücklich erklärt werden. Fehlt ein solcher Ausschluss, kann der Arbeitgeber Ihnen nicht im Nachhinein die Kostenerstattung verweigern.

9. Was tun, wenn der Arbeitgeber nicht zahlt?

In der Theorie ist klar, wann der Arbeitgeber Ihnen Ihre Bewerbungskosten erstatten muss. Praktisch verweigern Arbeitgeber allerdings mitunter gerade bei nicht eingestellten Bewerbern die Kostenerstattung. Geht es um beträchtliche Reisekosten oder eine Übernachtung, sollten Sie jedoch auf Ihr Recht bestehen.

Sie sollte den Arbeitgeber zunächst zur Zahlung auffordern und die verlangte Summe unter Vorlage der Belege nennen. Dabei können Sie entweder sofort oder nach einiger Zeit eine Zahlungsfrist setzen. Zögert der Arbeitgeber mit der Erstattung, können Sie zudem Zinsen verlangen, um Ihrer Forderung Nachdruck zu verleihen. Dies wird sich meist jedoch nur bei einer nicht unerheblichen Summe lohnen. Führt auch dieser Schritt nicht zum Erfolg, müssen Sie den Arbeitgeber verklagen.

Aber Achtung: Sie sollten sich sicher sein, dass der Arbeitgeber Ihre Bewerbungskosten auch wirklich tragen muss. Es empfiehlt sich daher, von Anfang an die Hilfe eines erfahrenen Anwalts für Arbeitsrecht in Anspruch zu nehmen. Dieser prüft, ob und in welchem Umfang Sie Ihre Bewerbungskosten geltend machen können und fordert den Arbeitgeber zur zügigen Zahlung auf. Meist kann eine Klage so sogar vermieden werden.

10. Kostenübernahme durch die Bundesagentur für Arbeit

Grundsätzlich müssen Sie sich an den Arbeitgeber wenden, um Ihre Bewerbungskosten erstattet zu bekommen. Arbeitssuchende können sich Bewerbungskosten aber auch von der Bundesagentur für Arbeit (BA) erstatten lassen.

Die BA hat ein Vermittlungsbudget, mit dem sie Arbeitssuchende oder Arbeitslose bei der Aufnahme einer Erwerbstätigkeit flexibel unterstützen kann. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten (voraussichtlich) nicht erstattet, kann die BA Ihnen mit diesem Budget helfen. Nach § 44 SGB III können insbesondere Kosten für die Erstellung von Bewerbungsunterlagen und Reisekosten für das Vorstellungsgespräch erstattet werden.